Du/I kan gratis låne lokaler til almennyttige formål, hvis du/I er en lokal forening, en lokal selvorganiseret gruppe eller et lokalt netværk baseret på frivillighed.

• I kan låne lokaler til åbne, offentligt tilgængelige aktiviteter med et almennyttigt formål
• Medlemmer af Foreningen Kulturhuset Byens Hus kan låne lokaler til interne formål

Du/I kan leje lokaler, hvis du/I er en ikke-lokal forening, en ejerforening, national interesseorganisation, politisk forening m.v.

Alle der booker og bruger lokaler i Byens Hus, skal være opmærksom på:

• Arrangementstype og -størrelse skal matche lokalets formål og størrelse Se vores lokaler her
• Arrangementet skal som udgangspunkt være ”selvkørende” (dvs. arrangøren skal selv stå for det praktiske) og må ikke være til gene for øvrige aktiviteter eller i strid med husets vision og værdier Læs mere her
• Hussreglerne skal overholdes (læs dem her på siden)

Foreningen Byens Hus har fastsat følgende principper for brug og fordeling af lokaler og faciliteter i Byens Hus:

Lokaler og faciliteter skal:

1. Benyttes til kulturelle aktiviteter, fællesskaber, engagement og møder på tværs
2. Benyttes til så mange åbne, offentlig tilgængelige aktiviteter som muligt
3. Have stor diversitet i tilbud og målgrupper
4. Udnyttes bedst muligt og til gavn for flest
5. Have særligt plads til- og gode rammer for unges fællesskaber
6. Have plads til enkeltstående, løbende aktiviteter og til den spontant opståede ”gode idé”, både i det enkelte lokale og i forhold til dag og tidsrum
7. Benyttes af arrangører, der bidrager positivt og giver tilbage til fællesskabet
8. Benyttes af arrangører, der er fleksible overfor hinanden, for lokaleændringer og Byens Hus’ fortsatte udvikling som kulturhus

*Ovenstående principper for fordeling og prioritering af lokaler udarbejdes af bestyrelsen for Foreningen Kulturhuset Byens Hus og bestyrelsen har bemyndigelse til at aflyse bookinger eller på anden vis reagere, hvis principperne ikke efterleves.

Ja, men vær opmærksom på:

• Lokaler til åbne, offentlige, kulturelle aktiviteter kan løbende bookes op til seks måneder frem i tiden efter nærmere aftale med administrationen
• Lokaler til lukkede forenings- og netværksaktiviteter kan løbende bookes, dog maks. tre måneder frem i tiden og maks. svarende til én booking pr. arrangør pr. uge

Det er i husets DNA, at vi møder hinanden på tværs, skaber sammen, giver tilbage til fællesskabet og hjælper hinanden. Her har medlemmer af Byens Hus en særlig forpligtigelse til at leve op til husets vision og værdier.

For at få mulighed for at lave sæsonbookinger i Byens Hus skal man:

• Være medlem af Foreningen Kulturhuset Byens Hus
• Give noget tilbage til fællesskabet og møder på tværs, i praksis ved at afholde to offentlige kulturelle eller sociale arrangementer eller noget tilsvarende*, i løbet af året.
• Være fleksibel og give plads til store begivenheder, oplevelser og nyskabende initiativer, der skal bidrage til Byens Hus’ fortsatte udvikling
• Overholde Husreglerne

* Hvis man har forslag til, hvordan man på anden vis bedst mulig kan bidrage til fællesskabet og møder på tværs, er man altid velkommen til at gå i dialog med bestyrelsen eller administrationen med henblik på at finde alternativer.

Bestyrelsen for Foreningen Byens Hus og Kulturadministrationen har udarbejdet en proces for sæsonbookinger, der skal tage højde for at gøre plads til flest mulige medskabere.

Som medlem af Foreningen Byens Hus booker du sæsonbookinger gennem vores bookingportal Xooom ud fra følgende proces:

Processen for fordeling af sæsonbookinger

Bestyrelsen og administrationen er løbende i dialog med medlemmerne om brugen af lokalerne og eventuelt ændrede forudsætninger.

Bestyrelsen evaluerer ved kalenderårets begyndelse, i samarbejde med administrationen, brugen af lokalerne i den igangværende sæson (som løber fra juli til juni), og reviderer evt. principper for lokalebooking, og ønsker og behov for den kommende sæson.

Når årshjul og principper for den kommende sæson (juli-juni) er på plads (normalt ultimo februar), åbnes der for indsendelse af sæsonansøgninger samt genbooking af lokaler.

Lokalefordeling sker i tre omgange:

1. Først åbnes for ansøgning om enkeltstående åbne, offentlige, kulturelle aktiviteter såsom festivaler, events, forestillinger og samskabte begivenheder
2. Dernæst åbnes for medlemmernes ansøgninger til sæsonbookinger
3. Endeligt åbnes for løbende, øvrige bookinger

Det er muligt at leje lokaler til forsamlinger, arrangementer og events, der ikke er kommercielle eller af privat karakter.

Patientforeninger, gymnasier, privatskoler, nationale interesseorganisationer, grundejerforeninger, enkeltpersoner samt politiske partier kan leje lokaler til enkeltstående aktiviteter.

Ønsker ovenstående grupper at være medlem af Foreningen Kulturhuset Byens Hus, kan de det, hvis de opfylder kravene til medlemskab. Det giver mulighed for kontinuerlige bookinger samt fri og gratis adgang til de små mødelokaler i Byens Hus.

Ligesom særlige kulturskabende aktører og netværk, der arbejder for et eller flere af husets formål, kan leje lokaler til afholdelse af åbne, offentlige tilgængelige aktiviteter.

I enkeltstående tilfælde kan der indgås aftale med husets administration om at lokalelejen dækkes via entréindtægter.

*Leje af lokaler indebærer adgang til lokalet i det aftalte tidsrum samt brug af fast inventar i lokalet. Eventuel service samt ekstra udstyr skal tilkøbes og aftales med administrationen.

Der er forskellige priser alt efter, om du skal leje en scene, et stort eller et lille mødelokale.

Følgende priser gælder indenfor husets åbningstid som er alle dage: Kl. 8.00-22.00:

• Scenerum og sale: Op til 3 timer: 1500 kr. / Fra 4 timer: 3000 kr. (Byens Sal, teatersal og Biblioteket, sidstnævnte forbehold aktiviteter for og med børn og unge)
• Store Mødelokaler: Op til 3 timer: 750 kr. / Fra 4 timer: 1500 kr. (Forsamlingen)
• Almindelige mødelokaler: Op til 3 timer: 500 kr. / Fra 4 timer: 1000 kr. (Store Claus, Laboratoriet, Mødestedet)
• De små mødelokaler: kan ikke lejes, men kan kun benyttes af medlemmer

Følgende husregler gælder for alle lokalebookinger i Byens Hus. Husk at orientere dig i dem, så du er forberedt.

• Det er dén, der har booket lokalet (herefter arrangøren), der er ansvarlig for arrangementet og deltagerne, herunder at det overholder Byens Hus’ regler og retningslinjer
• Det er arrangørens ansvar at klargøre lokalet samt rydde op efterfølgende. Personalet kan kontaktes i god tid i forvejen og kan hjælpe med oplæring og gennemgang af faciliteter og systemer
• Det er arrangørens ansvar at arrangementet, med korrekt tid, sted og tilmeldingsinfo, kommunikeres til både deltagere og andre interesserede, herunder at der også sendes info til Byens Hus’ hjemmeside se hvordan her: Fælles kommunikation – Byens hus
• Det er arrangørens ansvar at rydde op, fjerne og sortere affald samt vaske alt anvendt service op, rengøre inventar
• Det er arrangøren alene, der har ansvar for medbragte eller opbevarede ejendele
• Det er arrangørens ansvar at rydde op i benyttede fællesarealer, herunder køkkener i huset, fjerne affald og madrester
• Arrangøren har ansvar for at overholde brandplaner. Herunder krav til maximalt deltagerantal, flugtveje samt orientere sig i Byens Hus brand- og evalueringsplaner, som er opsat i alle lokaler
• Aflyses arrangementet, er det arrangørens ansvar selv at aflyse bookingen i Byens Hus bookingsystem, Xooom, hurtigst muligt, og informere deltagere og interessenter, herunder husets personale
• Det er husets bookingsystem, der afgør hvem der har lokalet, og arrangøren har selv ansvar for på forhånd at tjekke om lokalet er booket korrekt

Hvis lokalet ikke efterlades i ordentlig stand, opkræves arrangøren et gebyr på 600 kr. og 600 kr. pr. påbegyndt arbejdstime for den nødvendige oprydning.

Før din booking:

• Har du den rette nøgleadgang til det bookede lokale? Kontakt administrationen, hvis du er i tvivl. Har du lånt eller lejet et lokale til et enkeltstående arrangement, skal lånenøgler hentes i Agoraen, mandag-torsdag kl. 10-12 og kl. 16-19 i ugen op til dit arrangement
• Har du indhentet de nødvendige tilladelser og rettigheder fx til at spille musik (KODA), vise film (GRAMEX samt Byens Hus lokaleretningslinjer), servere alkohol (Lejlighedsbevilling hos Nordsjællands politi) mv.?
• Har du sikret, at arrangementet er booket korrekt i husets bookingsystem (Xooom) med rette tid og lokale samt at arrangementet er på Byens Hus eventkalender, hvis det er et offentligt arrangement?
• Har du sørget for forplejning, køb af kaffe, te mv. hvis det skal serveres?
• Har du fået intro til AV-udstyr, it, opvaskemaskine mv. af personalet i huset, så du med ro i maven kan afholde arrangementet?
• Har du sat tid af til opsætning og nedtagning af stole/borde og oprydning i din booking?

Under din booking (alt skal foregå inden for det tidsrum, du har booket):

• Har du opdateret din nøglebrik ved at holde brikken 2 sek. på panelet ved indgangen indtil det lyser grønt?
• Har du husket at medbringe alt, du skal bruge (kaffe, te, flip over mv.)?
• Har du eventuelt taget et billede af lokalet, da du kom, så du kan huske, hvordan det skal afleveres efterfølgende?
• Har du låst op for dine gæster?
• Har du tændt opvaskemaskinen i det store fælleskøkken, hvis du skal bruge den efter arrangementet?
• Har du sikret, at dørene og flugtveje er frie?
• Har du husket at dokumentere din aktivitet/dit event med foto og video, og giver det mening at sende det til Byens Hus, så vi kan dele det på vores sociale medie-kanaler?

Efter din booking:

• Har du samlet alle skraldeposer enten i de opstillede sorteringsspande eller – hvis der er meget – slået knuder på dem og smidt dem i containerne i affaldsskuret i gården?
• Har du været ekstra omhyggelig med affaldssorteringen?
• Har du tørret alle borde af?
• Har du sat borde og stole retur, som de stod, da du kom?
• Har du vasket alt benyttet service inkl. termokander og kaffekander op og sat det på plads?
• Har du slukke alt lys og alle maskiner, inden du forlod lokalet?
• Har du taget alle materialer osv. med dig igen?
• Har du låst alle døre til lokalet og lukket alle vinduer inden du gik?
• Har du sikret dig, at du har forladt Byens Hus senest kl. 22.30 (med mindre andet er aftalt med personalet), da alarmen går på mellem 22.30-23.00)?
• Har du fjernet alle skilte, du eventuelt har sat op i gangarealer?
• Har du afleveret din lånenøglen efter aftale med personalet?